Сегодня большинство компаний для организации делопроизводства используют системы электронного документооборота. Востребованность данных систем обусловлена их преимуществами.
Внедрение электронного документооборота в работу компании любого масштаба позволяет рассчитывать на:
Внедрение СЭД в работу любой компании способствует значительной экономии времени. К тому же применение данных систем позволяет быстро составлять аналогичные документы и регулярно проводить аудит электронного архива.
Если же говорить о недостатках данной системы, то можно отметить увеличение расходов на ведение документооборота. Но учитывая преимущества СЭД, все затраты довольно быстро окупятся. Еще один важный момент – существует риск того, что контрагент компании еще не перешел на СЭД. В такой ситуации взаимодействие между партнерами усложняется.
Чтобы воспользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, стоит позаботиться о внедрении СЭД в работу компании. Сначала следует подготовить соответствующий приказ. Также подготавливаются акты, благодаря которым будет осуществляться регулирование электронного документооборота и согласование внутрикорпоративной документации.
В ходе подготовки к внедрению СЭД нужно позаботиться о выборе подписи, которую руководители организации будет использовать во время оформления документов. Она может быть неквалифицированной или квалифицированной. В первом случае подпись позволяет определить подписанта и факт внесения изменений уже в оформленную документацию. Квалифицированная подпись соответствует всем признакам неквалифицированной. Более того, в таком случае ключ проверки указывается в квалифицированном сертификате. Такую подпись используют, если необходимо обеспечить максимальную безопасность документа.
Внедрение СЭД в работу компании также предусматривает:
Последней стадией является непосредственное внедрение системы в работу организации. При этом нужно учитывать, что документы составляются в электронном виде по обоюдному согласию сторон сделки. К тому же у обеих компаний должны быть возможности и технические средства для приема и обработки электронных документов.
Остается добавить, что после внедрения СЭД также следует обязательно позаботиться о правильном хранении электронной документации. Сегодня существует общепринятый формат хранения для деловой электронной документации – PDF/A.