Принтеры и различные виды многофункциональных устройств являются незаменимым элементом оборудования любой компании, деятельность которой требует изготовления больших объемов документов. Однако затраты на приобретение такого оборудования и его последующую эксплуатацию очень часто оказываются слишком высокими, особенно для небольших предприятий, не имеющих устоявшихся позиций на рынке и считающих каждый потраченный рубль. Именно для них компании осуществляющие it аутсорсинг и создали услугу аутсорсинга печати.
Термин «аутсорсинг» широко используется в менеджменте. Он заключается в делегировании некоторых задач, которые компания должна была бы выполнять самостоятельно, другим субъектам. Такие действия, как бухгалтерские услуги или даже уборка, выполняются от имени данной компании внешними компаниями. Такой процесс отделения индивидуальных обязанностей от структур компании позволяет значительно сократить расходы на ведение бизнеса, в том числе за счет освобождения фирмы от необходимости нанимать собственных сотрудников, которым необходимо выплачивать полную заработную плату и страховку, и покупать необходимые инструменты.
Используя аутсорсинг услуг, данная компания может сосредоточиться на достижении своих основных целей. Что же такое полиграфический аутсорсинг. Вопреки тому, что можно подумать, эта услуга не заключается в приеме заказов на печать документов, так как такое решение было бы слишком дорогим и не очень неэффективным. Вместо этого мы имеем дело с арендой принтеров или МФУ. Принцип сотрудничества очень прост: компания, имеющая принтеры, на основании договора сдает в аренду соответствующие устройства своему клиенту и взимает плату в зависимости от количества напечатанных страниц.
Такое решение имеет множество преимуществ для предпринимателя. Во-первых, это однозначно намного дешевле, чем покупать собственные принтеры, особенно если предприятию требуется высококлассное, дорогое оборудование, приспособленное для печати больших объемов документов. Следует помнить, что общая стоимость принтера — это не только цена покупки, но и стоимость эксплуатации, а значит, прежде всего, покупка тонера и бумаги. Случайный, ошибочный выбор неподходящих материалов – это не только пустая трата денег, но и то,что может привести к выходу устройства из строя, что, в свою очередь, ведет к дальнейшим затратам на ремонт.
При аутсорсинге нам не нужно беспокоиться ни об одном из этих вопросов, потому что в рамках сотрудничества с аутсорсинговой компанией мы также получаем сервисное обслуживание заимствованных принтеров. Квалифицированные сотрудники поддерживают устройства в надлежащем состоянии, заботятся о подборе соответствующих тонеров и бумаги, устраняют возникающие дефекты. Дополнительным преимуществом, положительно влияющим на понесенные нами затраты, является ведение статистики распечаток. Благодаря им мы имеем возможность минимизировать использование устройств.